Wichtige Erfolgsfaktoren im Projektmanagement
Im Gegensatz zum Tagesgeschäft bezeichnet ein Projekt ein komplexes Vorhaben in einem Unternehmen, das zeitlich befristet ist und entweder einmalig, oder erstmalig durchgeführt wird.
Bei vielen Unternehmen wird inzwischen mehr als die Hälfte des Umsatzes mit Projektarbeit erzielt.
Die Qualität der Projektarbeit hat deshalb einen wesentlichen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Projekte lassen sich nur dann erfolgreich abwickeln, wenn sie auch als solche durchgeführt werden, wenn das Unternehmensführung die Bedeutung des Projektmanagements erkennt und klare Strukturen und Prozesse vorhanden sind.
Aus unserer Sicht sind folgende Faktoren entscheidend für den Projekterfolg:
- Klar definierte Ziele
Erster Schritt eines Projekts ist die Definition der Ziele (Inhalte) sowie Kosten- und Zeitrahmen (Magisches Dreieck). Dem vorangegangen sind in der Regel Machbarkeits–, Rentabilitätsstudien sowie Marktanalysen. Das Ende eines Projekts ist schließlich eine professionelle Überführung in das Tagesgeschäft, d.h. Aufgaben und Verantwortungen werden an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen übergeben. Bei einer detaillierten und genauen Zieldefinition stehen Führungsebene und Projektleitung gleichermaßen in der Verantwortung.
#Gründe für das Scheitern von Projekten
Die Hauptursachen sind meist Fehler und Probleme während des Projektstarts und einer mangelnden Berücksichtigung der so genannten weichen oder auch sozialen Faktoren zurückzuführen. Bemerkenswerterweise spielten zu hohe technische Anforderungen eine untergeordnete Rolle.
Zur Konkretisierung und Formulierung der Zielvereinbarungen hat sich der Einsatz der SMART-Formel bewährt, nach der die Ziele spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert sein sollten. Nachdem die Ziele definiert wurden, sollten sie dem gesamten Projektteam klar kommuniziert werden. Somit können alle Beteiligten zielorientiert arbeiten.
#Achten Sie auf eine gute Ziel- und Auftragsklärung (Lasten-, Pflichtenheft)
Auftraggeber und Auftragnehmer sind gleichermaßen in der Verantwortung.
2. Unterstützung durch die Führungsebene
Um ein Projekt zum gewünschten Erfolg zu führen, ist die Unterstützung durch die Führungsebene unerlässlich. Dabei muss diese kontinuierlich über den detaillierten Projektstand informiert und von Beginn an in den Prozess eingebunden sein, um projektrelevante Entscheidungen treffen zu können. Zusätzlich trägt die Rückendeckung „von oben“ zu einer Sicherung der benötigten Projektressourcen bei und beugt somit Engpässen vor, welche das Projekt gefährden könnten.
#Professionlität
Erfinden Sie das Rad nicht jedes Mal neu, setzen Sie auf standardisierte Instrumente und Prozesse, die unternehmensweit gelten. Fordern Sie deren Nutzung aktiv ein. Sorgen sie für Machtpromotoren, die in der Lage sind über den Tellerrand zu blicken und Bereichs- und Kostenstellendenken zu überwinden
- Stakeholder Management
Unterschiedliche Personen, Gruppen oder Institutionen sind direkt oder indirekt auf verschiedenste Weise in ein Projekt involviert: Management, Mitarbeiter, externe Partner, Kunden, Zulieferer oder Dienstleister, das Projektteam selber, Wettbewerbsunternehmen, die Öffentlichkeit usw. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Vorstellungen und Ziele hinsichtlich Gelingen oder Scheitern eines Projekts und kann daher dessen Erfolg aktiv oder passiv entweder unterstützen oder gefährden. Es ist daher wichtig, die involvierten Parteien (Stakeholder) zu identifizieren und aktiv zu managen. Störfaktoren gilt es nach Möglichkeit auszuschalten oder zu neutralisieren. Von ganz besonderer Bedeutung ist dies bei Investitionsvorhaben oder Projekten in der Organisationsentwicklung. Nicht wenige Projekte drohen zu scheitern, weil das Umfeld nicht in ausreichendem Maße berücksichtigt wurde (z.B Stuttgart 21).
- Effektives Risiko- und Konfliktmanagement
Jedes Projekt beinhaltet Risiken.
Interne oder externe Gegner versuchen, den Projektfortschritt zu behindern, zwei Projekte innerhalb des Unternehmens konkurrieren miteinander, die Projektziele stehen im Gegensatz zueinander o.ä. Ziel des Risikomanagements ist es daher, potenzielle Gefährdungen zu identifizieren, um sie vermeiden oder zumindest begrenzen zu können. Gleiches gilt für Konflikte, denn je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplexer die Aufgabe oder je höher der Leistungsdruck und das Konfliktpotenzial. Es gilt es auftretende Schwierigkeiten aktiv zu managen, also nach Möglichkeit frühzeitig aus dem Weg zu räumen oder zumindest zu entschärfen. Hierfür ist Führungsstärke, Kreativität sowie Kommunikationsgeschick gefordert.
- Teamwork ist gefragt
Gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Projektergebnis aus – die Zusammensetzung des Projektteams und die Anforderungen müssen daher stimmen. Die konkrete Größe des Teams ist dabei vom Projektumfang abhängig. Generell gilt, so klein wie möglich und so groß wie nötig. Das ermöglicht eine effiziente Kommunikation aller Beteiligten sowie schnelle Entscheidungen und hilft, potentielle Konflikte innerhalb des Teams zu minimieren. Es sollte sowohl eine fachliche als auch soziale Ausgewogenheit in der Teamzusammensetzung und -struktur beachtet werden.
#Achten Sie darauf, dass an den Schlüsselstellen des Projektes nur erfahrene Projektmanager sitzen. Projektmanagement kann man nur sehr begrenzt lernen, vieles muss man erfahren, um es zu verstehen.
- Projektkommunikation
Das A und O für ein erfolgreiches Projektmanagement ist eine transparente und zielführende Kommunikation, sodass sich alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand befinden und sich unterstützen können. Das spart Zeit und hilft, die Projektqualität zu verbessern. Eine Studie der PA Consulting Group zusammen mit der GPM fand heraus, dass 60% aller Projekte an fehlender oder mangelhafter Kommunikation scheitern.
Die wichtigen Informationen müssen im Projektalltag zwischen beteiligten Funktionsbereichen, Auftraggebern, Kunden, Lieferanten und Projektteams, sowie anderen betroffenen Stakeholdern regelmäßig ausgetauscht werden. Insbesondere auch die Führungsebene sollte regelmäßig mittels Reportings über den derzeitigen Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen und Schwierigkeiten sowie deren Lösungsansätze informiert werden.
Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, einen detaillierten Kommunikationsplan zu erstellen, der die abteilungsübergreifende Abstimmung institutionalisiert.
- Die Projektleitung
Klassischer Fehler: Die Projektleitung wird einem beliebigen Mitarbeiter übertragen, der das zusätzlich zu seinen Aufgaben erledigt. Das Managen eines Projekts ist eine komplexe Aufgabe, die Methodik, Sachkenntnis sowie Führungserfahrung voraussetzt und darüber hinaus Zeit und Fokussierung auf das Ziel verlangt. Ein fähiger und professioneller Projektleiter ist somit eine der erfolgskritischsten Stellschrauben eines Projekts.
Denn auch wenn die theoretischen Grundlagen des Projektmanagements erlernt werden können, praktische und langjährige Erfahrungen sind unerlässlich, um die vielen anstehenden Entscheidungen kompetent und entschlossen treffen zu können. Aufgabe des Projektleiters ist die Abstimmung der Ziele mit dem Management, sowie den internen und externen Kunden. Er definiert Zeitplan, Kostenrahmen, Umfang und Qualität der zu erledigenden Arbeiten und führt das Projektteam dementsprechend. Außerdem ist er (sie) verantwortlich für Stakeholder Management, Risiko sowie Konfliktmanagement, sowie die Projektkommunikation, sowohl innerhalb des Teams, als auch nach außen.
Bei der Projektleitung laufen alle Fäden zusammen.
Zwischen Führungsebene und jeweiliger Projektleitung sollte ein klar definiertes und homogenes Verständnis über den gewünschten Projekterfolg herrschen. Findet sich keine passende interne Besetzung für den Job des Projektleiters, empfiehlt sich der Einsatz eines Interim Managers, der die nötige langjährige Erfahrung in unterschiedlichen Unternehmen sowie Branchen mitbringt und ohne lange Einarbeitungszeit zeitlich flexibel für laufende oder geplante Projekte eingesetzt werden und diese vorantreiben kann.
8. Rollout-Management
Der Rollout von neuen Prozessen, Produkten oder Services ist ein hochkomplexes Vorhaben, bei dem viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Die Komplexität des Rollout-Projekts steigt dabei mit der Anzahl der Standorte oder sogar Ländern – Kostensteigerungen, Zeitverzögerungen und Qualitätsprobleme können die Folge sein. Ein funktionierendes Konzept, eine realistische Planung der Zeitleiste und der Kosten sowie die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten stellen die größten Herausforderungen dar.
Fazit
Jedes Unternehmen möchte, dass ein neu gestartetes Projekt erfolgreich verläuft. Obwohl oftmals die Erfolgsfaktoren bekannt sind, können Projekte dennoch scheitern, denn die Theorie in die Praxis umzusetzen ist nicht immer einfach. Doch die häufigsten Schwierigkeiten treten vor allem dann auf, wenn die Projektsteuerung zu schwach ist. Umso wichtiger ist daher die Rolle des Top-Managements und die kontinuierliche Verbesserung der organisatorischen Kompetenzen im Projektmanagement.
Die Projektleiterin, der Projektleiter sollten zusätzlich zu Erfahrungen im Projektmanagement in der Lage sein Menschen zu verbinden, über Empathie und gewachsene Gelassenheit verfügen.
Die Qualität der Projektarbeit wird für Unternehmen zunehmend zum zentralen Wettbewerbsfaktor.
